Quy trình chuẩn của dịch vụ tổ chức sự kiện chuyên nghiệp cần có

Chắc hẳn bạn đã biết tới tầm quan trọng của hoạt động sự kiện tới kinh doanh. Mỗi doanh nghiệp trong một năm thường tổ chức nhiều loại hình sự kiện khác nhau để công ty ngày càng phát triển hơn. Một đơn vị có dịch vụ tổ chức sự kiện chuyên nghiệp sẽ có những quy trình chuẩn nào. Bài viết dưới đây sẽ giải đáp thắc mắc này. 

Thực hiện giai đoạn đầu trong tổ chức sự kiện 

Xác định chủ đề 

Điều cần làm đầu tiên là xác định chủ đề của sự kiện đó là gì? Cụ thể là đề ra mục tiêu, mục đích của  buổi tổ chức là gì. Thông thường các sự kiện đều hướng đến mục đích giao lưu các khách hàng, truyền bá thông tin tới công chúng và truyền thông hoặc giới thiệu sản phẩm / dịch vụ,.. 

Bên cạnh đó là xác định rõ các vấn đề sau: 

  • Sự kiện sắp tổ chức có quy mô thế nào? Lớn hay nhỏ? 

  • Loại hình của sự kiện đó là gì? tổ chức hội thảo hội nghị, kỷ niệm thành lập công ty, khai trương khánh thành, hội nghị tri ân khách hàng, tiệc cuối năm, giới thiệu sản phẩm, lễ khởi công – động thổ, sự kiện biểu diễn nghệ thuật,.. 

  • Chủ đề của sự kiện đó

  • Những khách mời tham dự là ai? Số lượng bao nhiêu?

  • Địa điểm tổ chức sự kiện 

  • Thông điệp muốn truyền tải 

  • Ngân sách 

Đưa ra những ý tưởng cho sự kiện 

Mỗi mảng trong sự kiện đều cần có những ý tưởng độc đáo, mới mẻ. Những người làm sự kiện chuyên nghiệp sẽ có thể đưa lên ý tưởng đem đến sự hiệu quả nhất. 

Không phải ai cũng có thể đưa ra những ý tưởng thành công, phải trải qua nhiều sự rèn luyện, rút kinh nghiệm nhiều lần. Ý tưởng là linh hồn của sự kiện, vậy nên trong quy trình chuẩn do dịch vụ tổ chức sự kiện thực hiện sẽ không thể thiếu phần này. 

Phân chia các thành viên đảm nhiệm từng mảng 

Sẽ có một quản lý chung điều hành tất cả các thành viên và bao quát toàn bộ công đoạn thực hiện sự kiện. Một sự kiện là hội tụ của nhiều lĩnh vực nhỏ khác nhau như: thiết kế (trang trí cho địa điểm), kỹ thuật (vận hành các trang thiết bị trong quá trình sự kiện diễn ra, điều chỉnh ánh sáng, âm thanh phù hợp và các thiết bị khác), kế toán đưa ra ngân sách cho từng mục,… Mỗi thành viên đều có chuyên môn cao trong một lĩnh vực nhất định. 

Một công ty có dịch vụ tổ chức sự kiện chuyên nghiệp sẽ không thể thiếu các phần trong giai đoạn đầu đã được liệt kê trên đây. 

Giai đoạn thực hiện sự kiện 

  • Thực hiện từng bước đã đặt ra ở kế hoạch: dựa vào kịch bản đã viết sẵn, tiến hành các các bước đúng như những gì đã đặt ra ban đầu. Mỗi thành viên / bộ phận đều phải có trách nhiệm thực hiện nhiệm vụ của mình đúng kế hoạch, đúng thời gian. 

  • Thiết kế không gian diễn ra sự kiện: 

+/ Thiết kế sân khấu, làm banner, backdrop, standee

+/ Thuê hoặc thiết kế đồng phục 

+/ Thuê PG, kiểm tra các trang thiết bị 

+/ Liên lạc xin giấy phép tổ chức

+/ Kết nối với khách hàng bằng cách gọi điện và gửi thư mời

  • Tiến hành sự kiện: đúng như kế hoạch đã đề ra, xử lý các tình huống ngoài kế hoạch ban đầu, giám sát suốt quá trình diễn ra sự kiện. 

Giai đoạn cuối cùng sau sự kiện

Điểm lại thành quả đã đạt được, báo cáo kết quả. Kiểm tra lại các trang thiết bị xem có thiếu và trục trặc gì không. Đồng thời thống kê toàn bộ ngân sách đã chi tiêu cho sự kiện. 

Trên đây là quy trình chuẩn mà một dịch vụ tổ chức sự kiện chuyên nghiệp thực hiện. Hy vọng đem đến những kiến thức bổ ích cho bạn có cái nhìn tổng quát về ngành tổ chức sự kiện

. Để thuê dịch vụ tổ chức chuyên nghiệp, bạn có thể truy cập vào website: azevent.vn hoặc gọi tới số điện thoại: 09123.86.168 để được tư vấn miễn phí. 

Địa chỉ trụ sở chính: LK 17-19(245) Khu đô thị mới Văn Khê, Phường La Khê, Quận Hà Đông, Tp Hà Nội

Văn phòng giao dịch : P12A03, T02, Chung cư C37 Bắc Hà, 17 Tố Hữu, Trung Văn, Nam Từ Liêm, Hà Nội

  • CÔNG TY TNHH TRUYỀN THÔNG VÀ TỔ CHỨC SỰ KIỆN SỐ 1
  • Địa chỉ trụ sở chính: LK 17-19(245) Khu đô thị mới Văn Khê, Phường La Khê, Quận Hà Đông, Tp Hà Nội.
  • Văn phòng giao dịch : Chung cư Bắc Hà Tower ( C37 Bộ Công An ), 17 Tố Hữu, Trung Văn, Nam Từ Liêm, Hà Nội
  • Điện thoại: 09123.86.968 – 0904.69.68.89 — Email: info@azevent.vn

Có thể bạn quan tâm:

>>> Quy định đối với hóa đơn trực tiếp doanh nghiệp cần biết

>>> 15 mẫu thiết kế phòng làm việc tại nhà có sử dụng sàn gỗ công nghiệp lát sàn

 

Các bài viết liên quan:

Trẻ sơ sinh bị đầy bụng

Trẻ em bao nhiêu độ là sốt