Chức năng của phần mềm hóa đơn điện tử

Phần mềm hóa đơn điện tử đang ngày càng được doanh nghiệp ưa chuộng sử dụng. Không chỉ vì tính tiện lợi, cắt giảm các thủ tục hành chính, tránh những sai sót không đáng có, phần mềm hóa đơn điện tử còn được tích hợp các tính năng để quản lý và lưu trữ dữ liệu, giúp doanh nghiệp vận hành trơn tru, khoa học và tiết kiệm thời gian.

Các chức năng cụ thể của phần mềm hóa đơn điện tử được thể hiện qua các tiêu chí sau:

1. Phần mềm hóa đơn điện tử giúp truy suất, lưu trữ quản lý dữ liệu các thông tin liên quan đến hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.

Khi sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử, người sử dụng cần nhập các thông số và dữ liệu liên quan. Công tác này góp phần nhập liệu và lưu trữ thông tin trong hệ thống phần mềm. Với việc chỉnh lý và sửa đổi nhờ các công thức, các hàm, người sử dụng có thể dễ dàng thay đổi khi nhập sai dữ liệu hoặc truy cập và xem xét những thông tin quan tâm mà không cần phải lục tìm hóa đơn như trước nữa. Chức năng này là công cụ đắc lực cho kế toán giúp giảm thiểu thời gian vào những công việc không cần thiết một cách đáng kể.

hóa đơn điện tử

2. Bao gồm các mẫu hóa đơn có sẵn để bạn có thể tự khởi tạo cho mình, giúp người sử dụng có nhiều lựa chọn hơn, đặc biệt là thương hiệu và logo đi kèm trên hóa đơn của mình.

Với việc thiết kế những mẫu có sẵn trong hệ thống phần mềm, người sử dụng có thể dễ dàng lựa chọn một kiểu mà mình thích hoặc thấy phù hợp với doanh nghiệp. Bên cạnh đó, phần mềm hóa đơn điện tử còn có các công cụ giúp doanh nghiệp tự thiết kế một cách sáng tạo, thể hiện phong cách riêng của doanh nghiệp nhưng vẫn trong khuôn khổ và tiêu chuẩn của Tổng cục Thuế. Chức năng này giúp đa dạng hóa mẫu hóa đơn điện tử, giúp người sử dụng không còn cảm thấy nhàm chán.

3. Tiện lợi trong việc in ấn và chuyển đổi hóa đơn đến cho khách hàng của mình qua các thiết bị khác như internet, email, SMS…

Thời đại công nghệ 4.0 giúp việc phủ sóng và ứng dụng công nghệ thông tin vào đời sống lên mức toàn cầu. Không còn những tháng ngày phải chuyển phát nhanh hóa đơn giấy đến tay người sử dụng, chỉ cần có mạng Internet cùng một tài khoản có thể truy cập, khách hàng gần như ngay lập tức có thể nhận được hóa đơn mà không mất công chờ đợi. Dễ dàng nhận thấy tính năng ưu việt này giúp giảm tải sự trì trệ công việc, tăng hiệu quả của một chuỗi các hoạt động kinh doanh liên quan.

4. Có khả năng kết nối với các phần mềm văn phòng khác như phần mềm bán hàng, phần mềm kế toán… cùng các phần mềm văn phòng tiện ích khác giúp giảm thời gian và công việc trong việc truy suất hóa đơn cho doanh nghiệp.

Mỗi phần mềm đều có chức năng, nhiệm vụ và công việc khác nhau trong việc hỗ trợ người sử dụng thực hiện các hoạt động kinh doanh khác nhau. Bởi vậy, những phần mềm có khả năng tích hợp và kết nối với các phần mềm văn phòng tiện ích khác của doanh nghiệp càng được đánh giá cao và trọng dụng không chỉ vì phần mềm đó có khả năng kết nối và giải quyết liên nghiệp vụ mà còn là công cụ đắc lực để người sử dụng giảm tải những công tác trùng lặp.

Bên cạnh đó, điểm ưu việt của phần mềm hóa đơn điện tử còn là khả năng tự động hạch toán vào các hệ thống kế toán thay vì để người dùng phải mất công nhập lại chứng từ – một công việc rất dễ xảy ra sai sót và nhầm lẫn đáng tiếc.

Dễ dàng nhận thấy phần mềm hóa đơn điện tử sở hữu những tính năng lợi thế mà hóa đơn truyền thống không có. Với những thế mạnh như vậy, không quá khi nói rằng phần mềm hóa đơn điện tử ngày càng phù hợp thị hiếu và nhu cầu của thị trường trong hiện tại và cả tương lai.

https://protegepart.com/

https://protegepart.com/tin-tuc/

Các bài viết liên quan:

Trẻ sơ sinh bị đầy bụng

Trẻ em bao nhiêu độ là sốt